Gefahrstoffe dokumentieren: Kataster und Nachweise im Betrieb

Wer Gefahrstoffe verwendet, muss sie erfassen, bewerten und Beschäftigte unterweisen. Die Grundlage ist die Gefahrstoffverordnung. Kern der Dokumentation sind ein Gefahrstoffverzeichnis (Kataster), die Sicherheitsdatenblätter, eine Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen und Nachweise über Unterweisungen.

Welche Pflichten genau gelten, hängt von Stoff, Menge und Tätigkeit ab. Dieser Ratgeber zeigt die Struktur, die in den meisten Betrieben funktioniert.

Was ist ein Gefahrstoffverzeichnis?

Das Gefahrstoffverzeichnis ist eine Liste aller im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe. Es soll in der Regel mindestens enthalten:

• Bezeichnung des Stoffs oder Gemischs
• Einstufung oder Gefährdungen, etwa nach dem Sicherheitsdatenblatt
• Mengenbereiche, die im Betrieb vorkommen
• Arbeitsbereiche, in denen der Stoff verwendet wird
• Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt

Das Verzeichnis muss für Beschäftigte und ihre Vertretung zugänglich sein und aktuell gehalten werden. Ein Gefahrstoff-Dokumentationsbuch wie das Gefahrstoff-Dokumentationsbuch bietet dafür eine feste Struktur, um Gefahrstoffe zu erfassen und Nachweise zu führen.

Welche Schritte gehören zur Gefahrstoff-Dokumentation?

1. Bestand erfassen: Alle Stoffe und Gemische sammeln, auch Reiniger, Lacke, Klebstoffe, Öle, Gase.
2. Sicherheitsdatenblätter beschaffen: Lieferanten müssen sie in der Regel bereitstellen. Prüfe, ob die Fassung aktuell ist.
3. Kataster aufbauen: Eine Zeile pro Stoff mit den oben genannten Angaben.
4. Gefährdungsbeurteilung durchführen: Gefährdungen durch Einatmen, Hautkontakt, Brand und Explosion bewerten und Schutzmaßnahmen ableiten.
5. Ersatzstoffe prüfen: Gibt es weniger gefährliche Alternativen? Das Ergebnis dokumentieren.
6. Betriebsanweisungen erstellen: Kurz, verständlich, am Arbeitsplatz verfügbar.
7. Unterweisen und nachweisen: Mit Datum, Inhalt und Unterschriften.
8. Regelmäßig überprüfen: Bei neuen Stoffen, Änderungen im Prozess oder nach Vorfällen.

Was muss in einer Betriebsanweisung stehen?

Betriebsanweisungen übersetzen das Sicherheitsdatenblatt in Alltagssprache. Üblich sind folgende Abschnitte:

Wie oft musst du Beschäftigte unterweisen?

In der Regel vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich, außerdem bei veränderten Bedingungen. Zusätzlich sollen Beschäftigte, die mit Gefahrstoffen arbeiten, eine allgemeine arbeitsmedizinisch-toxikologische Beratung erhalten können. Dokumentiere jede Unterweisung schriftlich. Ohne Nachweis gilt sie im Streitfall als nicht erfolgt.

Was gehört außerdem zum Thema Persönliche Schutzausrüstung?

Wenn technische und organisatorische Maßnahmen nicht ausreichen, kommt Schutzausrüstung ins Spiel. Auch hier gilt: ausgeben, einweisen, kontrollieren, nachweisen. Das PSA-Kontrollbuch ist ein PDF zum Ausdrucken, mit dem du Ausgabe und Kontrolle festhältst.

Wie sieht ein Beispiel-Eintrag im Kataster aus?

Das Beispiel ist frei gewählt und zeigt nur den Aufbau. Angaben zu Einstufung und Mengen übernimmst du immer aus dem Sicherheitsdatenblatt deines Produkts.

Welche Kennzeichnung brauchst du am Gebinde?

Behälter, in denen Gefahrstoffe stehen, müssen erkennbar gekennzeichnet sein. Das gilt auch für Umfüllgefäße. Fülle nie Gefahrstoffe in Lebensmittelverpackungen wie Getränkeflaschen um. Gängig sind das Produktetikett mit Gefahrenpiktogrammen, Signalwort, Gefahren- und Sicherheitshinweisen. Bei Umfüllungen ist eine verständliche Kennzeichnung mit mindestens Stoffname und Gefahrensymbol sinnvoll. Prüfe die Details in den technischen Regeln für Gefahrstoffe.

Dokumentiere regelmäßige Begehungen, bei denen Lagerung, Kennzeichnung und Zustand der Gebinde geprüft werden. Kleine Auffälligkeiten wie beschädigte Etiketten, fehlende Auffangwannen oder unzulässige Zusammenlagerung findest du so früh und kannst sie mit Frist und Verantwortlichem abstellen.

Behalte außerdem im Blick, dass bestimmte Tätigkeiten mit besonderen Gefahrstoffen zusätzliche Anforderungen auslösen, etwa bei krebserzeugenden Stoffen oder Brand- und Explosionsgefahr. Dann sind meist zusätzliche Verzeichnisse oder Schutzmaßnahmen nötig. Frag dafür die Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Wie bleibt dein Kataster aktuell?

• Lege eine Person als Verantwortliche fest, mit Vertretung
• Jeder neue Stoff wird vor der ersten Verwendung gemeldet und aufgenommen
• Prüfe einmal pro Jahr, ob Stoffe nicht mehr verwendet werden
• Hinterlege Sicherheitsdatenblätter an einem festen, zugänglichen Ort
• Dokumentiere Änderungen mit Datum

Für allgemeine Organisation im Betrieb passen zudem Gefährdungs- und Risikobetrachtungen, etwa mit dem Risiko-Check. Er ersetzt aber keine stoffbezogene Gefährdungsbeurteilung.

Häufige Fragen

Muss jeder Betrieb ein Gefahrstoffverzeichnis führen?

Wer Gefahrstoffe verwendet, muss in der Regel ein Verzeichnis führen. Ausnahmen bestehen bei geringer Gefährdung nach der Gefährdungsbeurteilung. Kläre den Einzelfall mit deiner Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Berufsgenossenschaft.

Wer erstellt die Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er darf fachkundige Personen hinzuziehen, etwa eine Fachkraft für Arbeitssicherheit. Fehlt ihm die Fachkunde, muss er sich beraten lassen.

Was ist ein Sicherheitsdatenblatt?

Ein Dokument des Herstellers oder Lieferanten, das Eigenschaften, Gefahren, Schutzmaßnahmen und Erste-Hilfe-Hinweise zu einem Stoff beschreibt. Es hat ein einheitliches Gliederungsschema mit 16 Abschnitten.

Wie lange muss ich Unterweisungsnachweise aufbewahren?

Eine pauschale Frist lässt sich nicht nennen, weil sie vom Anlass abhängt. Frag bei deiner Berufsgenossenschaft nach. Bewahre Nachweise im Zweifel lieber länger auf.

Gelten die Regeln auch für Reinigungsmittel?

Ja, wenn ein Reiniger als Gefahrstoff eingestuft ist, gelten die Pflichten. Das erkennst du an Gefahrenpiktogrammen und am Sicherheitsdatenblatt.

Hinweis: Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Arbeitsschutzberatung. Pflichten im Einzelfall klärst du mit Fachkraft für Arbeitssicherheit, Berufsgenossenschaft oder Aufsichtsbehörde.