Mahnung schreiben: Ablauf, Fristen und Verzugszinsen

Wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt, hilft ein klarer Ablauf: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung, dann Mahnbescheid oder Inkasso. Je sachlicher und konsequenter du dabei vorgehst, desto eher wird gezahlt und desto besser kannst du später belegen, dass der Kunde im Verzug war.

Wie läuft das Mahnverfahren ab?

1. Zahlungserinnerung: freundlich, ein bis zwei Wochen nach Fälligkeit. Oft wurde die Rechnung nur übersehen.
2. 1. Mahnung: mit neuer Frist von meist sieben bis vierzehn Tagen.
3. 2. Mahnung / letzte Mahnung: mit Hinweis auf Verzugszinsen und die nächsten Schritte.
4. Mahnbescheid oder Inkasso: wenn weiterhin nicht gezahlt wird.

Dein Ton sollte von Stufe zu Stufe bestimmter werden, aber nie unsachlich. Drohungen mit Dingen, die du nicht umsetzen willst, schwächen deine Position. Mit dem Mahnungs-Set hast du Musterschreiben für alle Stufen bis zum Mahnbescheid.

Wann kommt der Kunde in Verzug?

Hat die Rechnung ein festes Zahlungsziel, tritt Verzug nach Ablauf des Datums ein. Ohne festes Ziel kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Eine Mahnung nach Fälligkeit kann den Verzug früher herbeiführen.

Das Verzugsdatum ist wichtig, weil ab diesem Zeitpunkt Zinsen laufen und Mahnkosten verlangt werden können. Dokumentiere deshalb, wann die Rechnung zugegangen ist und wann du erinnert hast.

Welche Verzugszinsen darf ich verlangen?

Gesetzlich sind es bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte, bei Geschäftskunden neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Im Geschäftsverkehr kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu. Der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich, die aktuelle Höhe findest du bei der Deutschen Bundesbank.

So rechnest du: Offene Forderung mal Zinssatz mal Tage geteilt durch 365. Als Beispiel nimmst du einen offenen Betrag von 2.000 Euro bei einem Gesamtzinssatz von 10 Prozent und 30 Tagen Verzug. Das ergibt 2.000 × 0,10 × 30 ÷ 365, also rund 16,44 Euro.

Welche Kosten darf ich neben den Zinsen verlangen?

Du kannst tatsächlich entstandene Kosten verlangen, etwa Porto oder Anwaltskosten, wenn sie angemessen sind. Pauschale Mahngebühren sollten sich begründen lassen. Ein Betrag, der sichtlich über den realen Aufwand hinausgeht, wird im Streitfall oft gekürzt.

Was gehört in ein Mahnschreiben?

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliches Zahlungsziel
• offener Betrag, getrennt nach Hauptforderung, Zinsen und Kosten
• eine klare neue Frist mit Datum
• Zahlungsweg und Bankverbindung
• bei der letzten Mahnung der Hinweis auf weitere Schritte

Die offenen Posten behältst du am besten in einer Übersicht, zum Beispiel in der Rechnungsvorlage, in der du den Status je Rechnung festhältst. So verpasst du keine Frist.

Was ist ein Mahnbescheid?

Das gerichtliche Mahnverfahren führt ohne Prozess zu einem vollstreckbaren Titel, wenn der Schuldner nicht widerspricht. Du beantragst es online beim zuständigen Mahngericht. Widerspricht der Schuldner, kann das Verfahren in einen Rechtsstreit übergehen. Prüfe vorher, ob die Forderung belegbar ist.

Wie vermeide ich Zahlungsausfälle von vornherein?

Klare Zahlungsbedingungen auf dem Angebot und der Rechnung, eine Anzahlung bei größeren Aufträgen und zeitnahes Rechnungstellen verringern das Risiko. Wie Rechnungen formal aufgebaut sein müssen, erklärt der Ratgeber zur Rechnung mit Pflichtangaben. Ein sauber erstelltes Angebot mit Auftragsbestätigung verhindert Streit über den Leistungsumfang.

Welche Fehler machen Mahnungen unwirksam oder unglaubwürdig?

• Die Mahnung nennt keinen konkreten Betrag oder keine konkrete Rechnung.
• Die gesetzte Frist ist unklar, etwa „umgehend“ statt eines Datums.
• Zinsen oder Gebühren werden zu hoch oder ohne Begründung angesetzt.
• Zahlungseingänge werden nicht berücksichtigt, und der Kunde mahnt zurecht zurück.
• Drohungen werden ausgesprochen, die du später nicht umsetzt.

Prüfe vor jedem Versand den Kontoauszug. Eine Mahnung an einen Kunden, der schon gezahlt hat, kostet Vertrauen und schafft Ärger, der sich vermeiden ließe. Bei Streit über die Leistung selbst, etwa wegen Mängeln, ist eine sachliche Klärung meist der bessere Weg als eine weitere Mahnstufe.

Wie gehst du bei Ratenzahlung oder Zahlungsschwierigkeiten vor?

Meldet sich der Kunde und bittet um mehr Zeit, kannst du eine Ratenzahlung schriftlich vereinbaren. Halte Beträge, Termine und die Folgen bei einer verpassten Rate fest. So bleibt die Forderung gesichert und du behältst die Kontrolle. Gerade bei langjährigen Kunden zahlt sich ein kulanter, aber dokumentierter Weg oft aus.

Wie dokumentierst du das Mahnverfahren?

Lege zu jeder offenen Rechnung eine kurze Notiz an: Datum der Rechnung, Fälligkeit, Datum jeder Erinnerung, Antworten des Kunden und Zahlungen. Bewahre Mahnschreiben und Versandnachweise auf. Wenn es doch vor Gericht oder zum Inkasso geht, sparst du dir so viel Aufwand und kannst den Verlauf lückenlos darstellen.

Häufige Fragen

Muss ich vor dem Mahnbescheid mahnen?

Nicht zwingend, aber es ist üblich und zeigt, dass du dem Kunden Gelegenheit gegeben hast zu zahlen. Ohne vorherige Mahnung riskierst du im Streitfall Kosten.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Du kannst tatsächlich entstandene Kosten verlangen. Pauschalen sollten angemessen sein und sich begründen lassen.

Wie formuliere ich eine freundliche Zahlungserinnerung?

Kurz, sachlich, mit Rechnungsnummer, Betrag, ursprünglichem Zahlungsziel und neuer Frist. Ein Satz, dass sich die Erinnerung mit der Zahlung überschneiden kann, wirkt höflich.

Wie viele Mahnungen sind nötig?

Das Gesetz schreibt keine feste Zahl vor. Üblich sind Zahlungserinnerung und ein bis zwei Mahnungen, bevor du das gerichtliche Mahnverfahren oder ein Inkasso beauftragst.

Verjähren offene Rechnungen?

Ja, Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Ein Mahnbescheid kann die Verjährung hemmen. Lass die Frist bei hohen Beträgen prüfen.

Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Lass wichtige Schreiben im Zweifel anwaltlich prüfen und kläre aktuelle Zinssätze bei der Bundesbank.