Angebot schreiben: Inhalt, Gültigkeit und Auftragsbestätigung

Ein Angebot ist deine verbindliche Offerte an einen Kunden: Es nennt Leistung, Preis und Bedingungen und kann vom Kunden durch ein einfaches „Ja“ angenommen werden. Ein gutes Angebot ist vollständig, verständlich und befristet. Es verkauft, weil der Kunde sofort sieht, was er bekommt, und es schützt dich, weil Umfang und Preis schriftlich feststehen.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Bestandteile ein Angebot braucht, wie lange die Bindung dauert und wie du das Angebot nach der Zusage in eine Auftragsbestätigung überführst.

Was gehört in ein Angebot?

• Angebotsnummer und Datum, damit du und der Kunde euch eindeutig darauf beziehen könnt
• Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift, ggf. Ansprechperson
• Leistungsbeschreibung mit Menge, Einheit und Einzelpreis je Position
• Gesamtpreis netto, Umsatzsteuer und Brutto; bei Kleinunternehmern der entsprechende Hinweis
• Leistungszeitraum oder Liefertermin
• Zahlungsbedingungen, etwa Zahlungsziel oder Anzahlung
• Gültigkeitsdauer des Angebots
• Verweis auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen, falls du welche verwendest

Je genauer die Leistungsbeschreibung, desto seltener gibt es später Streit über „das war doch inklusive“. Schreibe auch auf, was nicht enthalten ist, zum Beispiel Anfahrt, Material oder Korrekturschleifen über einen vereinbarten Umfang hinaus.

Wie lange bin ich an mein Angebot gebunden?

Ein Angebot bindet dich grundsätzlich für die Dauer, die du selbst nennst. Schreibst du „gültig bis 30. November“, kann der Kunde bis dahin annehmen und du musst liefern. Nennst du keine Frist, gilt nach den allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs die Zeit, in der du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst. Bei einem Angebot an einen Anwesenden endet die Bindung, wenn es nicht sofort angenommen wird.

Mit Formulierungen wie „freibleibend“ oder „unverbindlich“ kannst du die Bindung ausschließen. Dann ist dein Dokument rechtlich eher eine Einladung an den Kunden, selbst ein Angebot abzugeben. Setze das bewusst ein, etwa wenn Materialpreise schwanken, und erkläre es dem Kunden offen.

Eine kurze, klare Frist von zwei bis vier Wochen ist in vielen Branchen üblich. Sie gibt dem Kunden Zeit zum Vergleichen und schützt dich vor veralteten Preisen.

Kostenvoranschlag oder Angebot?

Beides wird im Alltag oft vermischt. Ein Angebot nennt einen festen Preis, an den du gebunden bist. Ein Kostenvoranschlag ist eine fachkundige Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Weicht der tatsächliche Aufwand wesentlich ab, musst du das dem Kunden rechtzeitig mitteilen. Wenn du schätzt, schreibe es deutlich dazu und nenne, ab welcher Abweichung du dich meldest.

Wie kalkuliere ich einen Preis, der trägt?

Das Angebot ist nur so gut wie die Kalkulation dahinter. Rechne Arbeitszeit, Material, Nebenkosten und einen Aufschlag für Verwaltung und Risiko ein. Wer als Solo-Selbstständiger arbeitet, braucht außerdem einen Stundensatz, der unbezahlte Zeit, Urlaub und Krankheit abdeckt. Dabei hilft der Stundensatz- und Angebotsrechner: Er leitet den Satz aus deinen Kosten ab und baut daraus das Angebot.

Rechenbeispiel: 12 Stunden zu 70 Euro ergeben 840 Euro, dazu 120 Euro Material. Netto 960 Euro, bei 19 Prozent Umsatzsteuer kommen 182,40 Euro dazu, brutto also 1.142,40 Euro. Welcher Steuersatz bei dir gilt, prüfst du bei Finanzamt oder Steuerberatung.

Vom Angebot zur Auftragsbestätigung

Das Angebot ist deine Offerte. Nimmt der Kunde an, bestätigst du den Auftrag schriftlich mit allen vereinbarten Positionen, Preisen und Terminen. Diese Auftragsbestätigung schafft Klarheit, bevor die Arbeit beginnt, und dient später als Grundlage für die Rechnung. Wenn Kunde und Angebot nicht ganz übereinstimmen, etwa weil Positionen gestrichen wurden, ist sie zugleich der Ort, die geänderte Fassung festzuhalten.

Die Vorlage Angebot mit Auftragsbestätigung übernimmt die Positionen aus dem Angebot in die Auftragsbestätigung, damit du nichts doppelt tippst, und zeigt dir, bei welchen Angeboten das Nachfassen ansteht. Aus der bestätigten Leistung wird später die Rechnung, zum Beispiel mit der Rechnungsvorlage mit Rechnungsnummer.

Wie fasse ich nach, ohne zu drängeln?

1. Sende das Angebot mit einer kurzen Mail und kündige an, dass du dich meldest.
2. Frage nach etwa einer Woche, ob noch Fragen offen sind.
3. Biete bei Bedarf ein kurzes Telefonat oder eine Anpassung an.
4. Erinnere kurz vor Ablauf der Frist an das Gültigkeitsdatum.
5. Notiere Status und Datum, damit kein Angebot untergeht.

Häufige Fragen

Muss ich ein Angebot kostenlos erstellen?

Das ist üblich, es gibt aber keine Pflicht dazu. Bei sehr aufwendigen Ausarbeitungen oder Kostenvoranschlägen kannst du vorab eine Vergütung vereinbaren, die du bei Auftragserteilung anrechnest.

Was sind Optionspositionen?

Leistungen, die der Kunde zusätzlich wählen kann und die nicht in der Gesamtsumme stehen. Kennzeichne sie klar als optional, damit niemand die Summe falsch versteht.

Darf ich ein Angebot nachträglich ändern?

Hat der Kunde bereits angenommen, kommt der Vertrag zustande und du kannst ihn nur einvernehmlich ändern. Vor der Annahme kannst du ein neues Angebot senden und das alte ausdrücklich ersetzen.

Wie verfolge ich offene Angebote?

Mit einer Liste, die Status, Gültigkeit und Nachfasstermin zeigt. Nach einer Woche nachzufassen ist üblich.

Brauche ich eine Auftragsbestätigung, wenn der Kunde schon unterschrieben hat?

Nicht zwingend, sie ist aber sinnvoll, wenn sich Details geändert haben oder der Auftrag mündlich erteilt wurde. So steht schriftlich fest, was gilt.

Hinweis: Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Verträgen von größerem Umfang lass dich beraten.