Stundensatz berechnen als Selbstständige: Formel & Beispiel

Dein Stundensatz ergibt sich aus dem Umsatz, den du im Jahr brauchst, geteilt durch die Stunden, die du tatsächlich abrechnen kannst. Der Unterschied zum Angestelltengehalt liegt in den Nebenkosten und den unbezahlten Zeiten: Akquise, Buchhaltung, Urlaub, Krankheit und Weiterbildung.

Wer nur den Wunschlohn durch 40 Stunden mal 52 Wochen teilt, rechnet fast immer zu niedrig. Hier die Methode Schritt für Schritt.

Wie lautet die Formel für den Stundensatz?

Stundensatz = (Wunscheinkommen + Steuern und Vorsorge + Betriebskosten + Rücklagen) ÷ abrechenbare Stunden

Die Einzelteile sind ehrlich zu schätzen. Wer nur auf Bauchgefühl setzt, landet oft bei einem Satz, der Urlaub, Krankheit und Altersvorsorge nicht trägt.

Schritt 1: Wie viel Einkommen brauchst du?

Starte nicht beim Marktpreis, sondern bei deinem Bedarf. Rechne zusammen:

• Private Lebenshaltungskosten pro Jahr
• Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherung, soweit selbst zu zahlen
• Altersvorsorge und Absicherung gegen Berufsunfähigkeit
• Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer, geschätzt
• Wunsch für Sparen und Rücklagen

Konkrete Steuer- und Beitragssätze ändern sich. Frag dafür Steuerberatung oder Krankenkasse nach aktuellen Werten, statt sie aus dem Netz zu übernehmen.

Schritt 2: Welche Betriebskosten kommen dazu?

Alles, was du für die Arbeit brauchst: Arbeitsplatz oder Büro, Software, Hardware, Versicherungen, Telefon, Fahrtkosten, Buchhaltung, Fortbildung, Marketing. Teile Jahreskosten durch zwölf, um die monatliche Größenordnung zu sehen. Vergiss Ersatzbeschaffungen nicht: Ein Laptop hält nicht ewig.

Schritt 3: Wie viele Stunden kannst du abrechnen?

Das ist der Punkt, an dem die meisten falsch liegen. Rechne vom Kalender abwärts:

Die Werte sind ein Rechenbeispiel, deine Zahlen können deutlich abweichen. Messe über einige Wochen, wo deine Zeit wirklich hingeht.

Wie sieht ein vollständiges Rechenbeispiel aus?

Angenommen, du brauchst 45.000 Euro vor Steuern und Vorsorge als persönlichen Bedarf, 10.000 Euro für Steuern, Vorsorge und Rücklagen sowie 8.000 Euro Betriebskosten. Das ergibt 63.000 Euro Jahresumsatz. Bei 1.100 abrechenbaren Stunden liegt der Satz bei rund 57 Euro netto pro Stunde. Kommen Umsatzsteuer und gegebenenfalls Sonderregelungen dazu, ändert sich die Rechnung. Die Zahlen sind frei gewählt und keine Empfehlung.

Mit dem Stundensatz- und Angebotsrechner rechnest du dasselbe mit deinen eigenen Zahlen, vom Satz bis zum fertigen Angebotspreis. Die Vorlage ist für Solo-Selbstständige, Freelancer und kleine Betriebe in Deutschland gedacht.

Welche Fehler führen zu einem zu niedrigen Stundensatz?

• Urlaub, Krankheit und Feiertage werden vergessen
• Akquise, Angebote und Buchhaltung gelten nicht als Arbeitszeit
• Altersvorsorge und Berufsunfähigkeit bleiben außen vor
• Der Satz richtet sich nur nach Mitbewerbern, nicht nach den eigenen Kosten
• Es gibt keinen Puffer für Preissteigerungen und Zahlungsausfälle

Wie kommst du vom Stundensatz zum Angebot?

Schätze den Aufwand in Stunden, multipliziere mit dem Satz, ergänze Material und Fremdleistungen und rechne einen Puffer für Unvorhergesehenes ein. Beschreibe Leistung, Umfang und Annahmen klar. Danach lassen sich Angebot und Auftragsbestätigung sauber ablegen, zum Beispiel mit Angebot mit Auftragsbestätigung. Die Rechnung stellst du mit der Rechnungsvorlage mit Rechnungsnummer.

Wie rechnest du, wenn du nicht voll selbstständig bist?

Bei einem Nebenberuf oder einem Einstieg in Teilzeit gilt dieselbe Logik, nur mit weniger Stunden. Wichtig: Auch wenn du anfangs weniger brauchst, rechne den Satz auf Basis deines späteren Bedarfs. Wer klein beginnt und zu niedrig kalkuliert, kann Kunden später schwer von einem höheren Preis überzeugen.

Welche Preismodelle gibt es neben dem Stundensatz?

Rechne bei jedem Modell zurück, welcher Stundensatz am Ende herauskommt. Das ist die ehrliche Kontrolle, ob der Auftrag sich lohnt.

Wann überprüfst du den Satz?

Mindestens einmal im Jahr. Auslöser sind Kostensteigerungen, neue Spezialisierung, höhere Auslastung oder ein Auftrag, den du ungern annimmst. Wenn du dauerhaft voll ausgelastet bist, ist der Preis oft zu niedrig.

Häufige Fragen

Wie viele Stunden kann ich als Selbstständiger abrechnen?

Meist deutlich weniger als 40 pro Woche, oft etwa 24 bis 28 Stunden. Akquise, Verwaltung, Weiterbildung und Leerlauf lassen sich nicht berechnen.

Ist der Stundensatz brutto oder netto?

Das hängt vom Kontext ab. Du kalkulierst zuerst den Nettosatz. Die Umsatzsteuer kommt bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern obendrauf. Kleinunternehmer weisen sie in der Regel nicht aus. Die Details klärst du mit Steuerberatung.

Wie viel Aufschlag brauche ich für Steuern?

Das hängt von Einkommen, Rechtsform und persönlicher Situation ab. Eine pauschale Zahl wäre unseriös. Lass dir den Wert von Steuerberatung schätzen.

Darf ich unterschiedliche Stundensätze berechnen?

Ja, viele staffeln nach Auftragsart, Dringlichkeit oder Kunde. Wichtig ist, dass der Mix am Ende deinen Bedarf deckt.

Wie begründe ich einen höheren Satz gegenüber Kunden?

Sprich über Ergebnis, Erfahrung und Verlässlichkeit, nicht über deine Kosten. Zeige Leistungsumfang und Nutzen im Angebot klar auf.

Hinweis: Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Finanzberatung. Das Rechenbeispiel ist frei gewählt. Lass deine Zahlen von Steuerberatung prüfen.