Rechnungsvorlage Excel Word: Rechnung schreiben mit Nummer

Eine gute Rechnungsvorlage spart dir Zeit und schützt vor Formfehlern. Mit der Rechnungsvorlage mit Rechnungsnummer schreibst du eine Rechnung, vergibst die Nummer und behältst offene Rechnungen im Blick.

Das Wichtigste vorweg: Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, dazu gehört eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer. Die Grundlage ist im Umsatzsteuergesetz geregelt (§ 14 UStG).

Was bietet die Vorlage?

Laut Beschreibung kannst du mit der Rechnungsvorlage eine Rechnung schreiben, die Nummer vergeben und offene Rechnungen im Blick behalten. Du musst also nicht für jeden Auftrag ein neues Dokument anlegen und musst nicht in Ordnern suchen, welche Kunden noch nicht gezahlt haben.

Für wen ist sie gedacht?

Für Selbstständige, Freelancer, Kleinunternehmer und kleine Betriebe, die regelmäßig Rechnungen stellen und dafür keine teure Software nutzen wollen. Auch für Nebenberufler, die gerade starten, ist eine strukturierte Vorlage hilfreich.

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?

Die genauen Anforderungen hängen von deiner Situation ab, zum Beispiel davon, ob du umsatzsteuerpflichtig bist. In der Regel gehören dazu:

• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung sowie Leistungszeitpunkt
• Entgelt und, falls zutreffend, Steuersatz und Steuerbetrag
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

Welche Angaben für dich verbindlich sind, klärst du mit dem Finanzamt oder deiner Steuerberatung.

So nutzt du die Vorlage

1. Eigene Firmendaten einmal eintragen.
2. Kundendaten und Leistungen für den Auftrag ergänzen.
3. Rechnungsnummer vergeben und nicht doppelt verwenden.
4. Rechnung speichern und an den Kunden senden.
5. Offene Rechnungen regelmäßig prüfen und bei Zahlungsverzug nachfassen.

Was kommt vor und nach der Rechnung?

Wenn du erst ein Angebot erstellst, hilft dir die Angebot mit Auftragsbestätigung: Angebot schreiben, in die Auftragsbestätigung übernehmen und Nachfassen im Blick behalten. Bleibt eine Zahlung aus, findest du im Mahnungs-Set Musterschreiben von der Zahlungserinnerung bis zum Mahnbescheid. Und für den passenden Stundensatz gibt es den Stundensatz- und Angebotsrechner.

Häufige Fehler

• Rechnungsnummern doppelt vergeben oder Lücken nicht erklären können
• Leistungszeitpunkt vergessen
• Zahlungsziel nicht angeben
• Offene Posten nicht nachhalten

Mit einer festen Vorlage und einer Übersicht offener Rechnungen vermeidest du die meisten davon.

Häufige Fragen

Muss eine Rechnungsnummer fortlaufend sein?

Ja, die Rechnungsnummer muss eindeutig sein und in der Regel fortlaufend vergeben werden. Die Vorlage hilft dir bei der Vergabe. Details zu deinem Fall klärst du mit dem Finanzamt.

Kann ich offene Rechnungen mit der Vorlage verfolgen?

Ja. Laut Produktbeschreibung behältst du damit offene Rechnungen im Blick.

Eignet sich die Vorlage für Freelancer?

Ja, sie ist für das Schreiben von Rechnungen im Alltag gedacht, etwa für Selbstständige und kleine Betriebe.

Was tue ich, wenn der Kunde nicht zahlt?

Zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung schicken, danach bei Bedarf mahnen. Musterschreiben dafür findest du im Mahnungs-Set.

Brauche ich vorab ein Angebot?

Nicht zwingend, aber bei größeren Aufträgen ist es sinnvoll. Die Vorlage Angebot mit Auftragsbestätigung unterstützt dich dabei.

Hinweis: Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.